働き方改革にひそむリスク

「働き方改革」とは?

「働き方改革」とは、日本政府が進める働きやすい職場づくりを行うための動きです。

様々なテーマが挙げられていますが、その中でも注目されているのが、生産性の向上による「長時間労働の是正」です。

「長時間労働の是正」=「残業時間削減」というイメージを持たれる方も多いのではないでしょうか。

現に多くの企業で、残業時間を減らすための動きが始まっています。

働き方改革とは

増加するテレワークと持ち帰り残業

企業のテレワーク導入率の推移

持ち帰り残業のリスク

出展:総務省ホームページ

『テレワークの導入やその効果に関する調査結果』

テレワークの導入率は、2017年に6.8%、2018年で19.2%となっており、2019年には厚生労働省が「テレワーク宣言企業」を公募したこともあり、この数字は今後も上昇していくとみられます。

また、持ち帰り残業について、医療法人社団ウェルエイジングが行った「働き方改革」の影響に関する調査によると『有給休暇消化中も仕事の納期が変わらず、家で仕事をしている』と回答した人が23.2%もいました。

このような背景によって、情報を社外に持ち出す機会が増加しています。しかし、「情報の持ち出し」によって企業は情報漏えいのリスクを抱えることとなります。特に「持ち帰り残業」は、会社の許可を得ず、こっそりと持ち帰ることが多いため、より大きなリスクがあります。

そのリスクとはどういったものなのでしょうか。

「働き方改革」におけるセキュリティリスク

持ち帰り残業のリスク

これまでと同じ業務内容・マネジメント体制の中で、業務時間だけを規制すると、当然ながら時間内に仕事が終わらないことも出てきます。

そうした場合に発生するのが「持ち帰り残業」です。

近年データの持ち出しにはUSBメモリが多く使われます。

社員が私物のUSBメモリにデータをコピーし、仕事を持ち帰る。

持ち帰るデータには個人情報や取引先情報、機密情報等が含まれることも。

では、「持ち帰り残業」が起こるとどのようなリスクが発生するのでしょうか。

注意 画面のぞき見のリスク

カフェなどの公共の場でパソコンやスマートフォンを利用する場合、第三者による物理的なのぞき見に注意が必要です。

業務上の機密事項や、個人情報、業務ツールにログインする際のIDやパスワード、メール等が、社外の第三者に知られ、職場に不利益を生じさせたり、信頼を失墜させてしまう可能性があります。

これらを避けるために、公共の場で作業をする場合は、周りの目に注意し、壁を背にしてPCを使う、席を立つ場合は、端末を置きっぱなしにしない等の対策が必要です。

のぞき見

注意 公衆Wi-Fi利用時の情報漏洩リスク

公衆Wi-Fiを利用する場合、セキュリティに不備のあるWi-Fiスポットや悪意のある第三者が設置した偽のWi-Fiスポットに接続してしまうリスクがあります。

偽Wi-Fiスポットは、利用者が騙されやすいよう、正規のWi-Fiスポットの周辺に同名、あるいは似た名称のネットワーク名として設置されることもあります。

こうしたWi-Fiスポットに接続してしまった場合、端末の通信内容を盗み見られたり、詐欺サイトへ誘い込まれたりする可能性があります。

どうしても外でネットワーク接続が必要な場合は、会社から支給されているモバイルWi-Fiや、スマートフォンのテザリング機能を利用するなど、公衆Wi-Fiには接続しないことが最大の対策となります。

WiFi

注意 データの持ち出しによる情報漏洩のリスク

社員が私物のUSBメモリでデータを持ち出したと想定したときに、まず考えられるリスクはUSBメモリ紛失による情報漏洩です。

某自治体にて約8000人の個人情報が含まれるUSBメモリの紛失が発覚。

2017年10月。某自治体職員が自宅でデータ整理をするため、許可なくUSBメモリにデータをコピーして持ち帰り、翌朝紛失に気付いた。

近年、このようなUSBメモリ紛失のニュースは後を絶ちません。

持ち帰り残業が発生すると、情報漏洩のリスクが高まることは必然です。

紛失による情報漏洩のリスク

注意 ウイルス感染のリスク

次に考えられるのはウイルス感染のリスクです。

USBメモリが自宅パソコンからウイルス感染したらどうなるでしょう。

ウイルス感染したUSBメモリを会社で使用すると、接続したパソコンだけでなく、社内ネットワークに接続されている全てのパソコンがウイルスの脅威にさらされてしまいます。

また、ウイルスによって情報漏洩が発生すると社会的信用を失うかもしれません。

USBメモリで仕事を持ち帰ると、ウイルス感染のリスクが高まります。

ウイルス感染のリスク

「働き方改革」における有効なセキュリティ対策

情報漏洩の危険を伴う「持ち帰り残業」を防ぐには、まずUSBメモリの自由な使用を禁止することが大切です。

「デバイスシャッター」は社内のパソコンにインストールすることで、USBメモリ等の記憶デバイスの使用を禁止し、私物USBメモリを使用した持ち帰り残業を防止することが可能なソフトウェアです。

特定の記憶デバイスのみの許可が可能なため、業務でUSBメモリを使用する場合も業務効率を落とすことはありません。

USBメモリを使用した持ち帰り残業を防止
特定のUSBメモリのみ許可

業務で情報を持ち出す場合は、特定の記憶デバイスのみを許可することが可能です。

許可するデバイスには「暗号化」「ウイルス対策機能」を持つセキュリティUSBメモリを使用し、リスクを軽減しましょう。

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注意 持ち出しパソコンのセキュリティ対策にも!

働き方改革では、ITを利用したモバイルワークや在宅勤務等も注目されており、社員によるパソコンの持ち出しも増えると予想されています。

持ち出しパソコンに「デバイスシャッター」をインストールしておけば、USBデバイス等を用いたデータの持ち出しを防止できます。

また、万が一パソコンを盗難・紛失した際にも、第三者によるデータの持ち出しが禁止されているので安心です。

ウイルス感染のリスク

「働き方改革」で大切なことは?

「働き方改革」を意識づけるためには、ただ規制するだけではなく、そもそもの体制改革等、根本的な原因解消への対応が求められるのではないでしょうか。また、施策を実施する上でのリスクを正確に把握することも重要です。

あなたの会社ではどのような取り組みを実施されていますか?

リスクを把握し、対策を行った上で「働き方改革」を進めてみてはいかがでしょうか。

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【参考サイト】